Wednesday, March 18, 2009

First Things First : 最有效的时间管理


不知是不是自己年纪大了,觉得好像和这些年轻人愈来愈有距离和代沟。

老板说:年轻人不懂事。要善解、要包容、要赞叹、要鼓励。

老板本末倒置,好像怕他们辞职不干。

现在这个行情,不是应该是员工怕被炒鱿鱼的吗?

真的那麽忙吗?已经交代一个星期的事,到现在还没有做出来。

想拨电去问,又怕给他们压力。

电邮、短讯都没有答复。

等了几天,终於忍不住,但还是小心翼翼地问对方进展。

对方说:不好意思,最近很忙。

我只好说:拜托,已经很久了,尽快赶出来好不好?

放下电话,心还安不下来。

老实说,年轻人的工作效率不是很高,为什么会这个样子?

年轻人,不是应该充满活力、冲力、动力、效率的吗?

我分析了好久,只能得出一个结论。

就是制度的问题。

一个没有人去enforce的制度,再怎麽好,也形同虚设。

上面没有以身作则,下面有恃无恐,怎样会作出效率来?

我很鸡婆,打了一则电邮给同事。

“桌子上堆积如山?

工作好像永远做不完?

不懂时间管理? 做事要有效率,就要和大家分享一个时间管理最容易的方法。

一般上,我们的工作或要做的事情,主要可以分为四大类:

I. urgent AND important (紧迫又重要)

II. NOT urgent but important (不紧迫但重要)

III. urgent BUT NOT important (紧迫但不重要)

IV. NOT important and NOT urgent (不紧迫也不重要)

有效率的时间管理,应该照以上秩序去做,那你的工作就会很有效率了!

其中又有分每件事情或工作所需的时间长短,大致上就是优先做较不花时间(但紧迫又重要)的事情,依此类推,最花时间的最后才做,那你会很productive!了!

希望这些对你的工作和处事有帮助,感恩!”

关於上述时间管理四法,我是从Stephen Covey的 《The Seven Habits of Highly Effective People》 的准则3 《First Thing First》 里读到的。

长话短说,就是要会分配时间,分清楚事情的轻重缓急,不要把时间花在不重要也不紧急的事情,要会prioritise,要明白什么是最重要的,什么事情应该放在第一位,就是先做又重要又紧迫的事情。

第二类,重要但不紧迫的事件。这一类要坚持不懈地做。

有时候,一些紧迫但不重要的事件,如突然来的一个电话,朋友请你帮一个忙等。这是第三类,要及时处理,但不要花太多时间。

第四类,不重要也不紧迫,或是浪费时间的事,这一类要少花时间、不花时间,或者有时间才去做。

何为紧迫?何为重要?

柯维博士说:不少人最易犯的错误,是把“重要的事”与“紧迫的事”混为一谈,把战略与战术、“做正确的事”与“正确地做事”混为一谈。

管理大师Peter Drucker也曾说:“最没有效率的人,就是那些以最高的效率做最没用的事的人。”

所以柯维博士说:要分清楚“重要的事”与“紧迫的事”,Put First Things First,就是最好的时间管理了。

2 comments:

IchyPeachy said...

您好.

看了您这片帖子很感慨,虽然我不属于老一辈的但也常常希望可以把工作做得更好,然而总会觉得老是没时间去完成自己该在一定的时间里完成该做的工作。

能把工作分类成四种类的确可以省时间,可是周遭的人常会"不认同"你分类成紧迫又最重要的事,甚至现场让你完成“不紧迫也不重要”的事,而常常就是老板让你做的。

反而,如果你是在某公司里最有威严和经验的一位,又或者你有一位这样的上司来 enforce 这样的制度。你分类的工作,说是第一类的没人敢说第二类,那效率就会更好了。可惜往往就很少会有这么完美的配合呀...

· 康华 · said...

我觉得时间管理也是个人的管理,应该不会受到别人的影响,就是由我来管理或分配我自己的时间,要怎么用。

根据柯维博士的方法,我觉得很有效率,至少对我自己是如此。

例如你提老板要你做的“不紧迫也不重要”的事,既然不紧迫,那就可以延后做,但既然你老板“催”你,就变成“紧迫”,那你优先处理掉它,get it out of the way,你就有时间做别的事了。

你可以试试看,你会发现看似繁重,处理不尽的工作,只要你运用得法,善用时间,当成挑战,一件一件的去处理,其实都不是难题。

当然心态也很重要。如果你一直觉得不行,那就当然一直不行了!

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